ÖĞRENCİLERİN STAJ HAREKETLİLİĞİ

GİDEN ÖĞRENCİ SÜREÇLERİ

KA 103 Konsorsiyum Ortaklıkları Staj Hareketliliği için seçildiniz, şimdi ne yapmalısınız?

1. Hacettepe uzantılı mail adresinize, Erasmus öğrencileri için kurulan gruptan e-posta alıp almadığınızı kontrol ediniz. Erasmus süreciniz boyunca sizinle sadece @hacettepe uzantılı e-posta adresinizle iletişim kurulacaktır.
2. Gideceğiniz üniversitenin web sitesini dikkatle inceleyerek, bilgi paketini (information package) okuyunuz. Erasmus öğrencilerinin başvuru son tarihlerini, ders programlarını, akademik takvimlerini eğer varsa doldurup göndermeniz gereken belgeleri dikkatlice inceleyiniz.
3. Misafir olacağınız üniversiteden ORİJİNAL (ıslak imzalı) KABUL BELGENİZİ (Acceptance Letter) bölüm koordinatörünüz yardımıyla isteyiniz. Bu belge vize almanız için gerekli belgedir.
4. Bütün işlemleriniz boyunca Erasmus Bölüm Koordinatörünüz ve AB Koordinatörlüğü ile iletişim halinde olunuz. Giden öğrencilerimiz tüm işlemlerini Beytepe Kampüsü'ndeki AB Koordinatörlüğü'nden yürüteceklerdir.
5. Gideceğiniz üniversitenin varsa başvuru formunu ve konaklama formunu doldurup, belirtilen yere sizden ne şekilde istendiyse (posta, faks, taranmış e-kopya) gönderiniz.
6. "Kabul Belgeniz" (Acceptance Letter) geldikten sonra (belgede karşı üniversitede bulunacağınız tarihler belirtilmelidir) VİZE KOLAYLAŞTIRICI BELGENİZİ (Confirmation Sheet) almak için AB Koordinatörlüğü'ne gelerek belgenin bir kopyasını Ofis'e bırakınız. 
7. "Öğrenim Anlaşması"nı (Learning Agreement) (2 Orijinal Nüsha olarak) Bölüm Koordinatörünüz ile beraber doldurunuz. Her belgeyi önce siz daha sonra bölüm koordinatörünüz imzalamalı, daha sonra AB Koordinatörlüğü Beytepe Kampüsü'ne Kurum Koordinatörü imzası için teslim edilmelidir. Bırakılan tüm belgeler ertesi gün öğrencilere teslim edilir. Öğrenim anlaşması karşı kuruma imzalanıp onaylanması için fakslanmalı, taranarak e-posta ile gönderilmeli veya postalanmalıdır. Öğrenim anlaşmanızın bir nüshasını imzadan aldıktan sonra Yönetim Kurulu'na girmesi için bölüm koordinatörünüze teslim ediniz.
8. Stajınız ders veya staj uygulaması yerine sayılacaksa Akademik Tanınma Belgesini de doldurmalısınız. İmzaları tamamlandıktan sonra bir kopyasını bölüm koordinatörünüze bir kopyasını da AB Koordinatörlüğü’ne teslim etmelisiniz.
9. Pasaportunuz yok ise çıkartınız. Eğer var ise süresi yeterli mi (her ülkenin vize işlemleri için kendisine göre belirlediği pasaport geçerlilik süresi vardır) kontrol ediniz. Harçsız Öğrenci Pasaportu çıkartmak için bölümünüzün bağlı olduğu dekanlığa/yüksekokul veya enstitü müdürlüğüne, eğer isteniyorsa gerekli belgeler ile beraber dilekçe veriniz. İlgili yazıyı daha sonra Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı'ndan teslim alabilirsiniz.
10. Vize başvurunuz için büyükelçiliklerle iletişime geçerek gerekli belgeleri hazırlamaya başlayınız.
11. Bir vadesiz Avro hesabı açtırınız. Hesap cüzdanınızın fotokopisini AB Koordinatörlüğü'ne teslim ediniz. 
12. Siz yurt dışındayken okul kaydı ve bankacılık işlemleriniz vb. yapılabilmesi için bir yakınınıza VEKÂLETNAME bırakınız. 
13. AB Koordinatörlüğü'nün ilan edeceği "Oryantasyon Haftası"nı takip ediniz.
14. Vizenizi aldıktan sonra son kontrolleriniz ve sözleşme belgesinin doldurulması ve hibe işlemlerinizi tamamlamak için mutlaka AB Koordinatörlüğü'ne gidiniz.
15. Gittiğiniz kurumda staj faaliyetinizin içeriği ile bir değişiklik olması durumunda Traineeship Agreement During Mobility belgesini doldurup, staj için bulunduğunuz kuruma, bölüm koordinatörünüze ve AB Koordinatörlüğü'ne imzalattıktan sonra taranmış belgeyi e-posta yoluyla AB Koordinatörlüğü'ne ulaştırınız.

ÖNEMLİ NOT: Staj hareketliliğiniz sona ermeden önce bulunduğunuz kuruma Traineeship Agreement After Mobility belgesini doldurup imzalatmanız gerekmektedir. Dönüşte bu belgeyi ibraz etmeniz gerekecektir. 

Bir sonraki aşamaya göz atın:

  → Hacettepe'ye döndüğünüzde ne yapmalısınız?