Değerli Öğrencilerimiz,

İçinde bulunduğumuz bu dönemde daha önce hiçbirimizin deneyimlemediği, belirsiz ve oldukça zorlu süreçlerden beraber geçmekteyiz. Özellikle şu son birkaç haftada sizlerden sayısız telefon ve e-posta aldık ve almaya da devam ediyoruz. Sizlerden gelen her yeni soru ve aktarılan sorun çerçevesinde (olası) mağduriyetinizi en aza indirgemek için yeni çareler üretmek üzere çabalıyoruz. Ne var ki, bizden kaynaklı olmayan sebeplerle henüz her sorunuza net cevap vermemiz mümkün değil. Endişe ve sorunlarınızın farkındayız ve sizlere destek olmak için elimizden geleni yapıyoruz. Sizlerden gelen geri bildirimlerle de yapılması gerekenleri detaylandırıyoruz. Bu hızla gelişen ve belirsizlikler ile zaman zaman da endişe ile dolu geçen süreçte yanınızdayız. Unutmayınız ki yaşanan her durumun her zaman çok farklı yönleri vardır ve aynı anda farklı taraflar için farklı deneyimler ortaya çıkmaktadır. Bu açık mektup ile yaşadığımız süreci size biraz da Koordinatörlüğümüzün perspektifinden aktarmak istiyor ve sonuna kadar dikkatle okumanızı rica ediyoruz. 

COVID-19 pandemisi ülkemizde etkisini göstermeye başladığında 300’e yakın öğrencimiz yurt dışında hareketliliğini gerçekleştirmekte idi. Bazılarınız bir aydan fazla bir süre önce karşı kuruma gitmişti, bazılarınız ise Türkiye’den çok kısa biz zaman önce ayrılmıştı. Ayrıca çok daha az sayıda da olsa hareketliliklerini gerçekleştirmek üzere tüm hazırlıklarını tamamlamış ve uçuş gününü bekleyen öğrencilerimiz de vardı. Sınırların kapanacağı bilgisiyle birlikte daha önce Türkiye’de ve dünyada hiçbirimizin deneyimlemediği bir sürece girmiş olduk. Henüz hareketliliğine başlamamış öğrenciler için durum az çok netti, Erasmus hareketlilikleri süresiz olarak durdurulacağı için kimsenin gitmesine izin verilmeyecekti. Fakat YÖK’ün resmi açıklaması çıkıncaya kadar sağlığınızı gözeterek yaptığımız tüm uyarılarımıza karşın içinizde her şeye rağmen gideceğini söyleyenler de oldu. Devletin aldığı önlemlerle yurt dışına çıkışlar engellendiği için bu süreçte hareketliliğe kimse başlayamadı. Bizim açımızdan bizi en zor durumda bırakan en acil soru halihazırda yurt dışında olan öğrencilerimizin durumunun ne olacağı idi. Kimileriniz bulundukları ülkelerdeki endişe verici durum nedeniyle hemen dönmek istiyordu, kimilerinizse korunaklı durumda oldukları için Erasmus hareketliliklerini sonlandırmak istemiyordu. Her iki durum da bizim için oldukça anlaşılır idi, bu nedenle sizlerin tercihi doğrultusunda aksi yönde resmi bir karar alınıncaya dek kararlarınız doğrultusunda size destek olduk. Bu süreçte bazılarınızın aileleri sizleri geri çağırmamız için ısrarcı oldular. Daha sonra gerek YÖK, gerek Dış İşleri Bakanlığı gerekse de Ulusal Ajans’tan gelen karar ve yönlendirmeler doğrultusunda sizlere yeni duyurular yaptık ve sizlerden gelen sorular çerçevesinde bir soru-cevap bilgilendirme notu hazırladık. 

Acil olarak yurda dönmek isteyen öğrencilerimize dönebileceklerini, mücbir sebep koşulları altında dönüşlerinin değerlendirilerek işlemlerinin yapılacağını bildirdik. Bu süreçte Ulusal Ajans ile sürekli olarak irtibat halinde bulunduk ve sizlerden bilgi alıp geri dönüşlerinizin sağlanabilmesi için güncel bilgi akışını sağladık.  Geri dönüşe dair Ulusal Ajans’ın yayınladığı bilgiler çerçevesinde bazılarınız birçok talepte bulundu, mağduriyetini ifade etti. Süreçte sorularınızın bazılarına verdiğimiz cevapların tatmin edici olmadığını dile getirenleriniz oldu. Bu yüzden de sizlere neden daha tatmin edici bir cevabı şu anda veremeyeceğimizi kabaca açıklamak istiyoruz. Sınırlar kapatılmadan saatler önce bilet alan öğrencilerimiz oldu, 300’e yakın öğrencimizin yarısından fazlası dönmek istediklerini bildirdiler. Dönmek istemiyoruz diyenlerin de bulundukları ülkelerdeki durumun ciddiyetinin farkında olduğumuz için onların da geri dönmek isteyebileceklerini ve hatta zorunda kalacaklarını ön görerek Ulusal Ajans’ın “uçak bileti ücreti ödenebilir” yönlendirmesi çerçevesinde mevcut kurumsal destek hibemiz üzerinden bir hesaplama yaptık ve uçak biletlerinin 300 Avro’luk kısmını kesin olarak ödeyebileceğimiz bilgisini sizlerle paylaştık. Bazılarınızın uçak biletinin 300 Avro’dan fazla tuttuğunu da biliyoruz. Bu verdiğimiz karar sizi mağdur etmek ya da zor durumda bırakmak için alınmadı. Yurda acil dönüş yapan bir tek siz olmadığınız ve her öğrencimize bu hakkı eşit koşullarda sağlamamız gerektiği için bu zor kararı aldık. Diğer taraftan duyurularımızda da belirttiğimiz üzere yurda dönüşler tamamlandıktan sonra sizden gelen evraklar çerçevesinde yeniden hesaplama yapacağız. 300 Avro’nun altında biletle gelen öğrencilere bilet tutarı kadar ödeme yapılacağı için 300 Avro üzerinde bilet alanlara da daha çok destek olma şansımız söz konusu olabilir ama şu anda tam tutarı ya da bunu yapıp yapamayacağımızı bilmiyoruz. Son rakamlar netleştiğinde sizleri de bilgilendiriyor olacağız. Ayrıca şunu da hatırlatmak isteriz ki diğer üniversiteler böyle bir imkanı öğrencilerine sağlayamıyorlar. Hacettepe Üniversitesi olarak yıllardır başarıyla sürdürdüğümüz Erasmus hareketlilikleri çerçevesinde hibe kapasitemizi yıllar içerisinde arttırmış olduğumuz için diğer üniversitelerden farklı olarak sizlere bu desteği sağlayabiliyoruz. 

Bir diğer konu yurtlara yaptığınız ödemelerdi. Peşin ödeme yapmış olup yurtlardan faydalanamayacak olmanıza rağmen sonraki ayların ücretlerini ve depozitolarını geri alamayanlarınız oldu. Hatta bazılarınız isteğiniz dışında bulunduğunuz tek kişilik odada kaldığınız yurtlardan çıkartılıp başka bir yurda 3-4 kişi ile kalmak üzere yerleştirildiniz ve yine tek kişilik odada kalmak istediğinizde de ek ücret talepleriyle karşı karşıya kaldınız. Ortaya çıkan tüm bu maddi kaybın tazminini de yine bizden talep ettiniz. Salgın nedeniyle tek kişilik olmayan bir odada kalmak istememenizi doğal karşıladık. Böyle bir masrafı ek bir kaynak olmaksızın karşılamamız mümkün olmadığı için size bizden beklediğiniz “bu konudaki mağduriyetinizi gideririz” cevabını veremedik. Günün sonunda kurumumuza bağlı olmayan, yurt dışındaki bir işletme idi söz konusu olan ve ortaya çıkan durum da bizden kaynaklı değildi. Yine de henüz durum değerlendirmemiz nihayete ermediği ve farklı çözümler üretebilme ihtimalimiz söz konusu olduğu için ihtiyatla sizlere tüm süreçleri belgelendirmeniz yönünde yönlendirmede bulunduk (çünkü daha sonra elimizde kalan hibe tutarına göre yapabileceğimiz bir şey varsa sizlere destek olmak istiyoruz). Bazılarınızın bulunduğu ülkelerde eğitim-öğretime ara verildiğini ve ohal vb. uygulamaların söz konusu olduğunu göz önünde bulundurarak sizlere belgelerinizi elinize geçtiğinde bize gönderebileceğinizi de açıkça ifade ettik. Tüm bu belgelerin e-posta ile gönderilmesinin yeterli olacağının da altını çizdik. Dönüş yapan tüm öğrencilerin evrakları elimize ulaştığında detaylı incelemeyi yapıp ortaya çıkan toplam tutar üzerinden taleplerinizin ne kadarını karşılayabileceğimizi sizlere duyuracağız. Fakat unutmayınız ki yasal ve mali sorumluluklarımız çerçevesinde size ödeyeceğimiz her tutarı geçerli bir belge ile kanıtlamak ve desteklemek durumundayız. Yaptığımız tüm ödemeler denetime tabi ve bu konuda kuralları koyan da biz değiliz.

Ulusal Ajans ile temas halindeyiz, ürettiğimiz farklı çözüm senaryoları için cevap bekliyoruz. Örneğin, bir öğrencinin hareketlilik hakkını bir sonraki döneme aktarmaktan vazgeçmesi durumunda mali açıdan mağduriyetini giderebilmek için hareketlilik çerçevesinde yaptığı (belgelerle kanıtlanmış) masraflarının kendisine bu dönem için verilen hibeden karşılanıp karşılanamayacağını da araştırıyoruz. Bu dönem gerçekleştirememiş olduğunuz Erasmus hareketliliği nedeniyle daha sonra öğrenim ya da staj hareketliliğine başvurmanız durumunda puan düşülmeyeceğini de bu vesileyle hatırlatmak isteriz.

Diğer taraftan doğru bilinen bazı yanlışları düzeltmek gerektiğini de düşünüyoruz. Ulusal Ajans tarafından ifade edilen devir hakkı sadece hareketlilikten faydalanmadığınız süre için geçerlidir. Örneğin, mevcut hibenizin bir aylık kısmını kullandıysanız bir sonraki hareketlilik döneminde kullanmış olduğunuz bir ayın hibesini alamayacaksınız. Bu bizim şahsi olarak verdiğimiz bir karar değildir, kurallar ve mevcut hibe tutarlarından kaynaklı bir durumdur. Avrupa Komisyonu durumu değerlendirip ek hibelendirme yapmadıkça bizim ek kaynak oluşturmak gibi bir şansımız söz konusu değil. Ek kaynak sayılabilecek olan ve normalde daha çok sayıda öğrencimizi hareketlilikten faydalandırmak için kullandığımız kurumsal destek hibesini uçak biletlerinizi ödeyerek tüketmiş olacağız.

Ulusal Ajans’ın belirttiği üzere 2020-2021 Akademik Yılı için güz döneminde “nomination” hakkı öncelikle bu dönem için seçilen öğrencilere aittir. Hakkınızı sonraki döneme/yıla devretmeniz durumunda otomatik olarak yeni bir kurum seçme hakkı doğmamaktadır. Ortaya çıkan olağan üstü durum nedeniyle hareketliliğinizi gerçekleştirmek üzere daha önce gittiğiniz kurumlar sizleri yeni dönem öğrencileri ile birlikte kabul edebileceklerini ifade etmişlerdir fakat bu bilgi mevcut belirsizlikte kesin değildir. Çünkü mevcut şartlarda karşı kurumlara normalde gönderdiğimizin iki katı öğrenci gönderiyor olmamız söz konusu olacak. Potansiyel olarak yapılabilir denilen ya da izin verilen durumlar ve uygulama her zaman aynı olamamaktadır. Fiziksel ve maddi kısıtlılıklar söz konusudur. Lütfen tüm bu ihtimalleri göz önünde bulundurunuz. Ayrıca ülkemizde askıya alınan hareketliliklerin ne zaman normale döneceğini de şu an hiç kimse bilmiyor, lütfen bunu da unutmayınız.

Bu son nokta ile ilgili olarak 2020-2021 Akademik Yılı için seçilen öğrencilerimize de kısa bir bilgi vermek isteriz. Mevcut belirsizlikler ve öğrencilerimizin bölüm Erasmus koordinatörleriyle toplantılarını gerçekleştirememiş olmaları nedeniyle partnerimiz olan kurumlara “nomination”ları erteleme isteğimizi ilettik. Birçok üniversiteden olumlu geri dönüş aldık, almaya da devam ediyoruz. Gelen cevaplara göre süreçleri bölümlerinizle iş birliği içerisinde yürütüyor olacağız. Bu konuda da lütfen içiniz rahat olsun.

Son olarak ifade etmek gerekirse, sizler haklı olarak bu duruma kendi açınızdan bakıyorsunuz. Sağlığınızı, maddi durumunuzu ve ailelerinizi düşündüğünüzün farkındayız ve anlıyoruz. Ne var ki siz de lütfen şunu göz ardı etmeyiniz, bizler her birinizi düşünmek ve gözetmek durumundayız. Bunu yaparken de her birinize eşit mesafede durmamız ve hepinizin haklarını gözetmemiz gerekiyor. Koordinatörlüğümüze gönderdiğiniz epostaların yanıt saatlerinden de fark edeceğiniz üzere 7/24 size destek olmak için çaba sarf ediyoruz. Diğer taraftan sizler gibi aslında bizler de zor ve bilinmez bir süreçten geçiyoruz.

Sizden gelen her yapıcı eleştiriyi göz önünde bulundurarak durum değerlendirmesi yapıyor ve yeni çözümler üretmeye çalışıyoruz. Sizin için buradayız ve sizi önemsiyoruz. İçerisinde bulunduğumuz bu zor dönemde Hacettepe ailesi olarak aynı tarafta olduğumuzu lütfen unutmayınız. Durum netlik kazandıkça sizleri bilgilendiriyor ve işlemlerinizin tamamlanması için sizleri yönlendiriyor olacağız. Evrak teslimi e-posta ile yapılacak olup hibe iadeleri için sizlere ek süre verilmiştir. Şu anda bunlar için endişe etmeniz gerekmiyor, bizler için öncelikli olan sizin sağlığınız. Sizler de bu süreçte lütfen karantina ve sosyal izolasyon kurallarına uyarak ülkemizin bu salgın zincirini kırmasına destek olunuz.

Sağlık ve başarı dileklerimizle,

Doç. Dr. Pınar Gözen Ercan
Kurum Erasmus Koordinatörü